Diese Datenschutzerklärung betrifft die Datenverarbeitung, welche im Zusammenhang mit der Arivo Knowledge Base (help.arivo.co) stattfindet.

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§ 1 Verantwortlicher der Datenverarbeitung

Die Arivo Knowledge Base, erreichbar unter der Domain „help.arivo.co“, wird von der Arivo GmbH, Am Innovationspark 10, 8020 Graz, Österreich, als Diensteanbieter (im Folgenden „Arivo“) betrieben. Der Schutz und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Arivo speichert und verarbeitet Daten daher ausschließlich im Sinne des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679).

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§ 2 Kategorie der Daten

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:

• Online- und technische Protokolldaten (IP-Adresse, Cookies, aufgerufene Seiten, Dauer des Seitenbesuchs, Browser- und Gerätinformationen, …)
• Zugriffsdaten (Zugriffsberechtigung und User Group, übermittelt nach erfolgreichem Login zur Steuerung gruppenspezifischer Inhalte)

Teile der Knowledge Base sind nur für Personen mit einem gültigen Arivo-Software-Login zugänglich. Die Authentifizierung erfolgt über eine externe Login-Domain; an die Knowledge Base wird ausschließlich die User Group des/der aktuell angemeldeten Nutzer:in übermittelt, um gruppenspezifische Inhalte anzuzeigen. Weitere Personendaten (wie z. B. Name oder E-Mail-Adresse) werden dabei nicht an die Knowledge Base weitergegeben oder verarbeitet. Die Knowledge Base enthält keine eigenen Kontakt- oder Eingabeformulare. Für Anfragen wird auf arivo.co/anfrage weitergeleitet.

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§ 3 Zweck der Datenverarbeitung & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Daten, um den technischen Betrieb der Knowledge Base zu ermöglichen, die Nutzung zu analysieren und das Angebot laufend zu verbessern.  Zur Wahrung der berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Die Datenverarbeitung erfolgt zur Wahrung der berechtigten Interessen von Arivo, soweit die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person nicht überwiegen.

• Bereitstellung der Knowledge Base: Die Verarbeitung von Zugriffs- und Protokolldaten durch einen Login ist technisch notwendig, um die Knowledge Base zugänglich zu machen und sicherzustellen, dass eingeloggte Nutzer:innen die für ihre User Group relevanten Inhalte einsehen können. Ohne diese Verarbeitung kann der Dienst nicht erbracht werden.
• Analyse und Optimierung: Anonymisierte Nutzungsdaten sowie Interaktionsdaten des AI-Assistenten werden verarbeitet, um Inhalte der Knowledge Base laufend zu verbessern und häufig gesuchte Themen zu identifizieren.

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§ 4 Rechte der Betroffenen

Jede:r Betroffene hat uns gegenüber im Zusammenhang mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft der gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung von unvollständigen oder falschen Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (dsb.gv.at)

Sollten Sie der Auffassung sein, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen österreichisches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen und dadurch Ihre Rechte verletzt haben, ersuchen wir Sie mit uns in Kontakt zu treten, um allfällige Fragen aufklären zu können. Kontaktieren Sie uns bitte bei Anliegen unter den angegebenen Kontaktdaten.

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§ 5 Dauer der Datenspeicherung

Sämtliche Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr benötigt werden. Serverlogs werden in der Regel nach 30 Tagen gelöscht. Google Analytics-Daten werden standardmäßig 14 Monate gespeichert. Mintlify speichert Daten nach eigenen Angaben nur so lange wie für den Betrieb der Plattform notwendig. Über die konkrete Dauer der Datenspeicherung durch Youtube, Google oder Mintlify liegen uns keine gesicherten Informationen vor.

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§ 6 Gespeicherte Daten

Beim Besuch der Knowledge Base werden folgende Daten automatisch generiert, gespeichert und verarbeitet:

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Serverlogs

Beim Aufruf der Knowledge Base werden Informationen von Ihrem Browser an unseren Server übermittelt (Server-Logfiles). Wenn Sie unsere Website aufrufen möchten, werden dabei jene Daten erhoben, die technisch erforderlich sind, um Ihnen die Inhalte der Knowledge Base anzuzeigen und Ihnen eine störungsfreie, sichere Nutzung dieser zu gewährleisten:

• anonymisierte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufen Seite
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode (Meldung über erfolgreichen Aufruf)
• Referrer-URL (Website, von der die Anforderung kommt)
• Browser und Browserversion
• Betriebssystem

Die IP-Adresse wird vor der Speicherung anonymisiert, sodass ein Personenbezug nicht mehr hergestellt werden kann. Die nachträgliche Re-Identifikation ist somit nicht möglich. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden, und die Daten – sollte es einen Cyberangriff gegeben haben – an die Strafverfolgungsbehörden weiterzugeben. Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse)

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Authentifizierung & Zugriffskontrolle

Bestimmte Bereiche der Knowledge Base sind nur nach Anmeldung mit einem gültigen Arivo-Software-Login zugänglich. Rufen Nutzer:innen einen geschützten Bereich auf, werden diese zur Login-Seite der Arivo-Software weitergeleitet (externe Domain). Nach erfolgreicher Authentifizierung werden Nutzer:innen zurück zur Knowledge Base geleitet. Dabei wird ausschließlich die User Group der angemeldeten Nutzer:innen an die Knowledge Base übermittelt, um gruppenspezifische Inhalte freizuschalten. Die Authentifizierung erfolgt auf Basis eines sicheren Token-Verfahrens (JWT oder OAuth 2.0). Es werden keine Passwörter oder darüber hinausgehende Personendaten an die Knowledge Base übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bei Login), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse)

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Cookies

Beim Besuch der Knowledge Base werden Cookies auf Ihrem Gerät gespeichert. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihrem verwendeten Browser zugeordnet werden und auf Ihrer Festplatte abgelegt sind. Sie ermöglichen uns oder Drittanbietern, bestimmte Informationen zu sammeln. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Die in den Cookies enthaltenen Informationen werden z. B. verwendet, um festzustellen, ob Sie eingeloggt sind, oder um Sie als Nutzer:in wiederzuerkennen, wenn eine Verbindung zwischen unserem Web-Server und Ihrem Browser hergestellt wird. Wir unterscheiden zwischen technischen Cookies, die ausschließlich dazu dienen, den Betrieb der Knowledge Base sicherzustellen, und einwilligungspflichtigen Cookies, die zum Zwecke von weiteren statistischen Analysen oder Werbung/Marketing gesetzt werden. Über den Cookie-Banner (bereitgestellt von Usercentrics GmbH, Sendlinger Str. 7, 80331 München, Deutschland) können Sie Ihre Einwilligung für einwilligungspflichtige Cookies jederzeit erteilen oder widerrufen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Usercentrics finden Sie unter usercentrics.com/de/datenschutzerklaerung/. Technische Cookies sind für den Betrieb der Knowledge Base erforderlich und können nicht abgelehnt werden. Alle weiteren Cookies werden erst nach Ihrer aktiven Einwilligung gesetzt. Sie können auf Ihrem Gerät gespeicherte Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen:

• Google Chrome: Cookies löschen, zulassen und verwalten
• Safari: Löschen von Cookies in Safari auf dem Mac
• Firefox: Cookies und Website-Daten in Firefox löschen
• Internet Explorer: Löschen und Verwalten von Cookies
• Microsoft Edge: Cookies in Microsoft Edge löschen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse bei technischen Cookies), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung bei allen anderen Cookies)

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Mintlify

Wir verwenden für die Bereitstellung unserer Knowledge Base Mintlify, ein Docu-Tool der Mintlify, Inc. mit Sitz in den USA. Mintlify erhebt automatisch Nutzungsdaten, darunter IP-Adresse (anonymisiert), Browsertyp, aufgerufene Seiten. Diese Daten werden von Mintlify genutzt, um den Betrieb der Plattform sicherzustellen und die Qualität der Inhalte zu analysieren. Die Auswertungen zu Besucherzahlen und beliebten Seiten erfolgt ausschließlich anonymisiert, aggregiert und ohne Personenbezug; ein Rückschluss auf einzelne Nutzer:innen ist nicht möglich. Eine darüberhinausgehende Analyse, insbesondere die Ermittlung von „Unique Visitors“, ein sessionbasiertes Tracking über mehrere Requests hinweg oder eine Profilbildung durch Kombination dieser Daten, erfolgt durch Mintlify nicht. Weitere Informationen: mintlify.com/legal/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse).

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Usercentrics (Consent Management)

Für die Verwaltung von Cookie-Einwilligungen verwenden wir Usercentrics, ein Consent-Management-Tool der Usercentrics GmbH, Sendlinger Str. 7, 80331 München, Deutschland. Usercentrics ermöglicht es, Einwilligungen datenschutzkonform einzuholen, zu dokumentieren und zu widerrufen. Dabei werden Einwilligungsentscheidungen und ein anonymisierter Zeitstempel gespeichert. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen: usercentrics.com/de/datenschutzerklaerung/. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse)

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Google Analytics

Wir verwenden für unsere Knowledge Base Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited mit Sitz in Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics ermöglicht es uns, das Verhalten der Besucher:innen unserer Knowledge Base zu analysieren, um daraus Rückschlüsse für die Verbesserung unseres Angebots und der Nutzerfreundlichkeit zu ziehen. Google Analytics wird ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung über den Cookie-Banner aktiviert. Dabei werden Informationen wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Gerätetyp, Betriebssystem, Interaktionen und Nutzungsverhalten erfasst. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert; eine direkte Personenzuordnung ist ausgeschlossen. Daten können auch auf Servern der Google LLC in den USA verarbeitet werden. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, das ein angemessenes Schutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO gewährleistet. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

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YouTube

In unserer Knowledge Base sind YouTube-Videos mittels iFrame eingebunden, die auf http://www.youtube.com gespeichert sind. Betreiber von YouTube ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, 94066 Kalifornien, USA. Die YouTube, LLC ist eine Tochtergesellschaft der Google Ireland Limited., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. YouTube-Videos werden erst nach Ihrer aktiven Einwilligung über den Cookie-Banner geladen (Click-to-Play). Vor Erteilung der Einwilligung werden keine Daten an YouTube übermittelt und keine Cookies durch YouTube gesetzt. Nach Einwilligung und Laden des Videos setzt YouTube Cookies und übermittelt Daten an Google-Server, darunter Ihre IP-Adresse und Informationen zu Ihrem Gerät und Browser. Wenn Sie bei einem Google- oder YouTube-Konto angemeldet sind, werden diese Daten Ihrem Konto zugeordnet. Daten können auf Servern der Google LLC in den USA verarbeitet werden. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, das ein angemessenes Schutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO gewährleistet. Weitere Informationen: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

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§ 7 Hinweis zur Datenübertragung in die USA

Wir nutzen Tools (Google Analytics, YouTube, Mintlify) von Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA. Aktive Tools können daher Daten an die Server in den USA weiterleiten. US-Unternehmen sind dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffene:r hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z.B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss.

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§ 9 Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, von Zeit zu Zeit Anpassungen an unserer Datenschutzerklärung vorzunehmen. Alle Änderungen der Datenschutzerklärung werden von uns auf dieser Seite veröffentlicht. Bitte beachten Sie diesbezüglich die jeweils aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.