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Wenn einem Hotel ein Stellplatzkontingent bei einer nahegelegenen Parkfläche zur Verfügung steht, kann dieses ganz einfach über das Online-Buchungsinterface verwaltet werden. Der Ablauf ist dabei ganz einfach: Beim Check-In geben Gäste ihr Kennzeichen bekannt, welches vom Empfangspersonal an der Rezeption im System eingetragen wird. So können Hotel-Gäste während ihres Aufenthalts bequem parken und bis zur Endzeit am Abreisetag beliebig oft ein- und ausfahren. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
  • Parkplatz-Buchung für Hotel-Gäste per Kennzeichen-Eingabe
  • Stornierung oder Verlängerung der Parkplatz-Buchungen
  • Überblick zu den vorgenommenen Parkplatz-Buchungen sowie zur aktuellen Kontingentbelegung
  • Hinzufügen einer Notiz pro Parkplatz-Buchung (z. B. die Zimmernummer für eine mögliche Weiterverrechnung der Parkkosten an den Hotel-Gast)

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Begriffserklärungen

Das Kontingent gibt an, wie viele Parkplätze von Hotel-Gästen genutzt werden dürfen und entspricht der maximalen Anzahl an Parkberechtigungen, die gleichzeitig vergeben werden können.Bitte beachten Sie, dass ein Kontingent auf bestimmte Bereiche der Parkfläche beschränkt sein kann. Das bedeutet, dass Fahrzeuge ausschließlich über bestimmte Ein- und Ausfahrten einfahren können. Details dazu müssen mit der/dem Parkraum-Betreiber:in geklärt werden.
Eine Parkplatz-Buchung gewährt dem Fahrzeug des hinterlegten Kennzeichens eine Parkberechtigung bis zur Abreise. Eine Buchung besteht aus …
  • einem Kennzeichen, dem die Berechtigung zugewiesen wird,
  • dem Enddatum, das dem Abreisetag des Gastes entspricht und
  • optional einem Kommentar, z. B. mit der jeweiligen Zimmernummer des Gastes.
Die Buchungen werden je nach Status in ‚vorgemerkt’, ‚aktiv’, ‚storniert’ oder ‚vergangen’ unterteilt.
Vorgemerkte Buchungen:Bei vorgemerkten Buchungen wurde das Kennzeichen im Buchungsinterface hinterlegt – das entsprechende Fahrzeug befindet sich allerdings noch nicht auf der Parkfläche.Sobald der Hotel-Gast das erste Mal auf die Parkfläche einfährt, wird die Buchung automatisch von ‚vorgemerkt‘ auf ‚aktiv‘ gesetzt.  
Buchungen sind nur möglich, wenn das Kontingent noch nicht vollständig belegt ist. Ein Kontigent wird freigegeben, wenn die zugehörige Buchung die Endzeit erreicht hat, in der Regel also mit dem Check-Out des Gastes.
Aktive Buchungen:Bei aktiven Buchungen wurde das Kennzeichen im Buchungsinterface hinterlegt und das dazugehörige Fahrzeug befindet sich bereits auf der Parkfläche.Hotel-Gäste können bis zum hinterlegten Endzeitpunkt beliebig oft ein- und ausfahren, ohne dass sich dieser Status verändert.Vergangene Buchungen:Vergangene Buchungen sind abgeschlossene Buchungen, deren Enddatum maximal 90 Tage zurückliegt. Vergangene Buchungen, die weiter zurückliegen, können nicht mehr eingesehen werden.Überzogene Buchungen:Eine Buchung gilt als überzogen, wenn der festgelegte Endzeitpunkt (Uhrzeit) am Buchungsende (Abreisedatum) überschritten wurde.Ab diesem Zeitpunkt befindet sich der Gast in der Überzeit, für die reguläre Kurzparkkosten anfallen und vom Gast beglichen werden müssen.
Eine überzogene Buchung zählt nicht ins Kontingent und belegt somit keinen Kontingent-Platz.
Stornierte Buchungen:Buchungen können nur storniert werden, solange das jeweilige Fahrzeug noch nicht in die Parkfläche eingefahren ist. Bereits aktive Buchungen können nicht mehr storniert werden!
Das Buchungsende gibt an, bis zu welchem Datum die Parkberechtigung für den Hotel-Gast gilt. Dieses wird bei dem Erstellen der Buchung festgelegt und entspricht dem Abreisedatum des Gastes.Sollte ein Hotel-Gast seinen Aufenthalt verlängern, kann das Buchungsende nachträglich durch das Bearbeiten der Buchung verändert werden.
Das Buchungsende muss immer zumindest am Folgetag der Buchung liegen (= minimaler Aufenthalt ist somit ein Tag).
Bis zur Endzeit am Abreisetag können Hotel-Gäste beliebig oft ein- und ausfahren, um die Parkfläche zu nutzen. Die genaue Uhrzeit ist mit der/m Parkraum-Betreiber:in vereinbart, orientiert sich aber meist an der Check-Out Zeit des Hotels.Sollte ein Gast bis zur Endzeit nicht von der Parkfläche ausgefahren sein, fallen für diese Überzeit reguläre Kurzparkkosten an.
Endzeit und Buchungsende sind nicht das Selbe.Die Endzeit ist mit der/dem Parkraum-Betreiber:in vereinbart und gibt die Uhrzeit an, bis zu der am Abreisetag geparkt werden darf.Das Buchungsende wiederum wird vom Hotel-Personal eingetragen und entspricht dem jeweiligen Abreisetag des Gastes.
Die Karenzzeit ist ein kurzer, festgelegter Zeitraum nach Ablauf der Parkberechtigung, in dem noch keine zusätzlichen Parkgebühren anfallen.Sie dient als Übergangszeit, z. B. um nach dem Check-Out aus der Parkfläche auszufahren.Die Länge der Karenzzeit wird vom Betreibenden festgelegt. Meist beträgt diese 15 Minuten, kann jedoch auch davon abweichen. Wenden Sie sich bei Fragen dazu bitte direkt an die/den zuständige/n Parkraum-Betreiber:in.
Befindet sich ein Gast in der Überzeit, wurde sowohl der Endzeitpunkt der Buchung als auch die darauffolgende Karenzzeit bereits überschritten. Für die Zeit, in der das Fahrzeug weiterhin parkt, fallen reguläre Kurzparkkosten an. Wenden Sie sich bitte bei Fragen zum Überzeit-Tarif direkt an die Betreibenden.
Beispiel: Der Abreisetag des Gastes ist der 18. Mai. Die Endzeit ist für 11:00 Uhr festgelegt. Darüber hinaus gilt eine Karenzzeit von einer Stunde. Danach werden 2 € pro Stunde verrechnet.
AusfahrtKostenErklärung
Bis 11:00 UhrKeineDie Ausfahrt erfolgt vor der Endzeit
Von 11:00 bis 12:00 UhrKeineHier gilt die Karenzzeit von 1 Stunde.
Um 15:00 Uhr6 €Ab 12:00 Uhr greit der reguläre Kurzparktarif der Parkfläche. Es werden pro Stunde 2 € verrechnet (3 Stunden x 2 € = 6 €).
Der maximale Buchungszeitraum wird in Tagen gemessen und legt fest, wie lange ein Parkplatz maximal am Stück von einem Gast genutzt werden kann. Dieser wird vom jeweiligen Parkflächen-Betreibenden festgelegt und kann nur von diesen verändert werden.
Der Buchungs-/Belegungsstatus (im Buchungsinterface rechts oben) gibt einen klaren Überblick über den aktuellen Status zur Kontingentauslastung:
  • Verfügbar: Zeigt an, wie viele weitere Parkplätze noch gebucht werden können.
  • Aktiv: Anzahl der Parkberechtigungen, die bereits durch eine Einfahrt aktiviert wurden.
  • Anwesend: Anzahl der Fahrzeuge, die sich aktuell auf der Parkfläche befinden und eine gültige Parkberechtigung verfügen.
  • Überzogen: Anzahl der Fahrzeuge, die sich nach Ablauf der Endzeit noch auf der Parkfläche befinden. Sie befinden sich entweder in der Karenzzeit oder bereits in der Überzeit.

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Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Um Parkplatz-Buchungen zu erstellen und zu verwalten, muss der Link, welchen das Hotel von dem/-er Betreibenden bekommen hat, online aufgerufen werden.
Achtung: Es können nur Buchungen erstellt werden, wenn das Kontingent noch nicht voll ausgeschöpft ist.
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Buchungsinterface öffnen

Zuerst muss der vom Parkflächenbetreibenden bereitgestellte Link im Browser geöffnet werden.
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Kennzeichen eingeben

Beim Check-In des Hotel-Gastes wird das richtige Kennzeichen erfragt und in die Eingabezeile des Buchungsinterfaces eingetragen. Mit einem Klick ‚Fortfahren’ wird dieses bestätigt.
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Buchungsende eingeben

Anschließend wird über das Kalendersymbol das Buchungsende (= das Abreisedatum des Gastes) ausgewählt.
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Optional: Kommentare ergänzen

Im Kommentarfeld können zusätzliche Informationen zur Buchung ergänzt werden, wie z. B. die Zimmernummer des jeweiligen Gastes zur simplen Dokumentation oder zur weiteren Abrechnung des Parkplatzes.
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Buchung durchführen

Mittels Klick auf ‚Buchung durchführen‘ wird eine Parkplatz-Buchung für den Hotel-Gast angelegt, und dieser kann nun beliebig oft bis zum Endzeitpunkt am Abreisetag ein- und ausfahren.
Das System erkennt automatisch, ob sich das Fahrzeug bereits auf der Parkfläche befindet, und passt den Buchungsstatus entsprechend an:
Parkt der Gast beim Check-In bzw. bei der Buchungserstellung bereits auf der Parkfläche, wird die Buchung sofort als ‚aktiv‘ gezählt. Die Kurzparkkosten, die bis zum Zeitpunkt der Buchung angefallen sind, werden automatisch storniert.
Befindet sich das Fahrzeug beim Check-In noch nicht auf der Parkfläche, wird die Buchung vom System zunächst als ‚vorgemerkt’ angelegt. Sobald der Gast zum ersten Mal einfährt, wird der Buchungsstatus automatisch auf ‚aktiv’ aktualisiert. Sollte der Gast bis zum angegebenen Buchungsende nicht eingefahren sein, wird die Buchung automatisch storniert.
Bitte beachten Sie, dass auch vorgemerkte Buchungen das Kontingent belegen – selbst wenn der Gast noch nicht eingefahren ist. 
Um nachträglich das Buchungsende (wenn z. B. ein Gast seinen Aufenthalt verlängern möchte) oder den Kommentar zu verändern (wenn z. B. eine falsche Zimmernummer eingetragen wurde), kann die Buchung bearbeitet werden. 
Nur vorgemerkte und aktive Buchungen können bearbeitet werden.Überzogene, vergangene oder stornierte Buchungen können nicht mehr bearbeitet werden!
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Buchungsinterface öffnen

Zuerst muss der vom Parkflächenbetreibenden bereitgestellte Link im Browser geöffnet werden.
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Kennzeichen eingeben

Um eine Buchung zu bearbeiten, muss das jeweilige Kennzeichen des Fahrzeugs in die Eingabezeile im Buchungsinterface eingegeben und mit ‚Fortfahren‘ bestätigt werden.
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Buchung bearbeiten

Nun kann das Buchungsende durch Verkürzen oder Verlängern des Zeitraums angepasst oder ein Kommentar ergänzt oder geändert werden. Wenn die gewünschten Änderungen vorgenommen wurden, speichern Sie mit einem Klick auf den Button ‚Änderung übernehmen‘.
Nur vorgemerkte Buchungen können storniert werden; also nur solange das entsprechende Fahrzeug noch nicht auf die Parkfläche eingefahren ist!
Falsch angelegte Buchungen – etwa bei einem fehlerhaften Kennzeichen – sollten unbedingt storniert werden, solange das Fahrzeug noch nicht eingefahren ist.So wird verhindert, dass ein anderes Fahrzeug mit dem gleichen Kennzeichen irrtümlich einen Kontingentplatz belegt und diesen bis zum Buchungsende blockiert.
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Buchungsinterface öffnen

Zuerst muss der vom Parkflächenbetreibenden bereitgestellte Link im Browser geöffnet werden.
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Kennzeichen eingeben

Um die Buchung zu stornieren, muss das jeweilige Kennzeichen des Fahrzeugs in die Eingabezeile im Buchungsinterface eingegeben und mit ‚Fortfahren’ bestätigt werden.
Bei Unsicherheiten, welche Buchung storniert werden soll – insbesondere bei falsch eingegebenen Kennzeichen – empfiehlt sich ein Blick in die Buchungsübersicht (‚Zu den Buchungen’).Unter ‚vorgemerkte Buchungen’ werden alle Buchungen angezeigt, die noch nicht aktiv sind und somit storniert werden können.
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Buchung stornieren

Über den Button ‚Buchung stornieren‘ kann die vorgemerkte Buchung gecancelt werden.
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Bestätigung der Stornierung

Nachdem die Buchung erfolgreich storniert wurde, wird folgendes angezeigt und der Kontingent-Platz ist somit wieder freigegeben.
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Zu den Buchungen

Mit einem Klick auf ‚Zu den Buchungen‘ erhalten Sie eine Übersicht aller getätigten Buchungen der letzten 90 Tage.
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Buchungen anzeigen

Unter dem Reiter ‚Buchungen anzeigen‘ können Sie die jeweiligen Buchungen nach ihrem Status (Aktiv, Vorgemerkt, Storniert, Vergangen, Überzogen) filtern.

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Fehlermeldungen des Systems und wie Sie richtig reagieren

Parkplatz-Buchungen oder Änderungen können im Interface nur vorgenommen werden, wenn eine aktive Verbindung zum Parksystem besteht! Bitte wenden Sie sich an die/den zuständigen Betreiber:in.
Bei einem unbekannten Fehler liegt ein technisches Problem vor. Bitte überprüfen Sie Ihre Internetverbindung und laden Sie die Seite neu. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an die/den zuständige:n Betreiber:in.

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Wichtige Hinweise

Nur bei aktiven oder vorgemerkten Buchungen kann das Buchungsende nachträglich angepasst werden.
Das Buchungsende muss immer mindestens am Folgetag der Buchung liegen.
In diesem Fall am besten die Buchung stornieren und eine neue mit dem richtigen Kennzeichen anlegen.
Wenn ein vorgemerktes Fahrzeug nicht innerhalb des Buchungszeitraumes auf die Parkfläche fährt, wird mit Erreichen des Buchungsendes und der Endzeit die Buchung automatisch storniert. Die Buchung scheint bei den stornierten Buchungen auf.
Wenn das Kontingent voll ausgeschöpft wurde, können keine weiteren Buchungen vorgenommen werden bis wieder ein Kontingent-Platz frei wird.
Ein Platz im Kontigent wird nicht automatisch frei, wenn ein Gast bei der Parkfläche kurzzeitig ausfährt. Das Kontigent wird erst dann wieder freigegeben, wenn die zugehörige Buchung die Endzeit erreicht hat – in der Regel also mit dem Check-Out des Gastes.
Das Kommentarfeld kann bei aktiven oder vorgemerkten Buchungen auch nachträglich noch bearbeitet werden.

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FAQs

Nein. Das Buchungsinterface ist ausschließlich für die Nutzung durch das Hotel-Personal vorgesehen.Wird der Link an Gäste weitergegeben, können sie nicht nur selbst Buchungen anlegen, sondern auch alle bestehenden Buchungen einsehen – inklusive möglicher sensibler Daten wie Zimmernummern oder Namen im Kommentarfeld. Das stellt ein Datenschutzrisiko dar.Zudem besteht Missbrauchsgefahr: Bei vollem Kontingent könnten Gäste aus Eigeninteresse bestehende Buchungen stornieren und so unberechtigt Parkplätze für sich beanspruchen.
Versuchen Sie das Folgende:
  1. Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung und laden Sie die Seite neu.
  2. Überprüfen Sie den Link auf mögliche Tippfehler.
  3. Wenn weiterhin kein Zugriff möglich ist, kontaktieren Sie bitte den Betreibenden.
Ist das Kontingent voll, können keine weiteren Parkplätze gebucht werden. Wenn versucht wird eine weitere Parkplatz-Buchung vorzunehmen, erscheint folgende Fehlermeldung:‚Es können erst wieder neue Buchungen vorgenommen werden, wenn ein Kontingent-Platz wieder frei wird, wenn ein Gast am Abreisetag die Parkfläche verlässt.’
Das Kontigent wird automatisch freigegeben, sobald die zugehörige Buchung die Endzeit erreicht hat – in der Regel also mit dem Check-Out des Gastes. Erst im Anschluss kann der Platz wieder mit einer neuen Buchung vergeben werden.
Auch vorgemerkte Buchungen belegen das Kontingent.
Den aktuellen Kontingentstand können Sie im Buchungsinterface im rechten oberen Bereich einsehen.
Beides ist möglich – je nachdem, in welcher Reihenfolge der Gast anreist.
Es gibt zwei Wege, wie Hotel-Gäste zu einer gültigen Parkberechtigung gelangen:
  1. Erst zum Parkplatz, dann zur Rezeption:
    • Der Gast fährt ohne vorherige Anmeldung auf die Parkfläche ein und wird dabei zunächst automatisch dem regulären Kurzparktarif der Anlage zugeordnet.
    • Beim Check-In an der Rezeption nennt der Gast sein Kennzeichen und das Hotel-Personal legt damit die Parkplatz-Buchung an.
      • Wird die Buchung für denselben Tag erstellt, wird der laufende Parkvorgang dem Hotelkontingent zugewiesen und bereits angefallene Kurzparkgebühren automatisch storniert.
      • Die Buchung erhält damit sofort den Status ‚aktiv‘.
    • Der Gast kann anschließend bis zur festgelegten Endzeit am Abreisetag beliebig oft ein- und ausfahren.
  2. Erst zur Rezeption, dann zum Parkplatz:
    • Der Gast meldet sich zunächst an der Rezeption und gibt beim Check-In sein Kennzeichen an.
    • Das Hotel-Personal trägt das Kennzeichen im Buchungsinterface ein und vergibt somit die Parkberechtigung. Die Buchung erhält dadurch zunächst den Status ‚vorgemerkt‘.
    • Der Gast kann anschließend einfahren und parken. Damit wird die Buchung auf ‚aktiv‘ gestellt. Bis zum Endzeitpunkt am Abreisetag kann der Gast nun die Parkfläche bequem nutzen und beliebig oft ein- und ausfahren.
Trifft ein Hotel-Gast am Vortag oder früher auf der Parkfläche ein, bevor der offizielle Aufenthalt beginnt, gelten zunächst die regulären Kurzparkgebühren der Parkfläche.Am Anreisetag beim Hotel Check-In kann die Buchung im System hinterlegt werden. Damit diese aktiv wird, muss das Fahrzeug einmal aus- und wieder einfahren. Dabei sind die bis spätestens 24:00 Uhr am Vortag angefallenen Kurzparkkosten zu begleichen.Nach dem erneuten Einfahren ist die Parkplatz-Buchung aktiv, und der Gast kann bis zur Endzeit am Abreisetag beliebig ein- und ausfahren.
Reist ein Gast früher als geplant ab, kann das Buchungsende entsprechend angepasst werden – jedoch frühestens auf den Folgetag des aktuellen Datums.Bis zur gewählten Endzeit bleibt der Platz im Kontingent blockiert. Erst nach Freigabe des Kontingents kann die Parkberechtigung einem anderen Gast zugewiesen werden.
Wenn ein Gast länger auf der Parkfläche bleibt als ursprünglich geplant, gibt es drei Möglichkeiten:
  1. Der Gast überschreitet die Endzeit, reist aber am selben Tag noch ab: Bleibt ein Gast über die Endzeit hinaus auf der Parkfläche, greift zunächst die Karenzzeit. Wird auch diese überschritten, beginnt die kostenpflichtige Überzeit. Die entstandenen Kurzparkkosten können mit den Zahlungsmöglichkeiten der Parkfläche bezahlt werden.
  2. Der Gast überschreitet die Endzeit und möchte seinen Aufenthalt verlängern: In diesem Fall muss der Gast zunächst die angefallenen Überzeitkosten begleichen und von der Parkfläche ausfahren. Anschließend kann im Buchungsinterface eine Parkberechtigung freigeschalten werden, die mit der erneuten Einfahrt automatisch aktiviert wird.
  3. Der Gast möchte seinen Aufenthalt um weitere Nächte verlängern, bevor er die Endzeit erreicht: In diesem Fall wird das Buchungsende im Buchungsinterface angepasst. Dazu einfach das Kennzeichen erneut eingeben und das neue Abreisedatum hinterlegen. Die bestehende Parkberechtigung bleibt aktiv und der Gast kann die Parkfläche weiterhin bis zur neuen Endzeit nutzen.
Das Buchungsende kann in der Buchungsübersicht von allen getätigten Buchungen der letzten 90 Tage eingesehen werden. Dazu einfach im Interface auf den Button ‚Zu den Buchungen’ neben der Statusanzeige klicken.
Ja. Die Verrechnung über die Hotelrechnung ist möglich – ob und wie, entscheidet das Hotelmanagement. Bei Unsicherheiten bitte Rücksprache halten.
Wenn die Parkplatznutzung an Gäste verrechnet wird, empfiehlt es sich, im Kommentarfeld der Buchung die Zimmernummer und/oder den Namen des Gastes zu hinterlegen.Bitte beachten Sie, das Kommentarfeld kann nur bearbeitet werden, wenn die Buchung aktiv oder überzogen ist.